Comment devenir plus productif au travail avec moins d’efforts ? 15 hacks de productivité.

Bonjour, je m’appelle Stéphane. Et si vous cherchez à créer votre business en ligne de zéro et sans euro, bienvenue sur cette chaîne qui travaille à domicile. Abonnez-vous et cliquez sur cette petite clochette de notification qui vous permettra de ne rien louper.

Oui, mais c’est aussi un problème de casquette. En fait, que vous soyez entrepreneur ou même carrément salarié, il est juste évident qu’on fait plusieurs choses en même temps. Il faut qu’on ait plusieurs casquettes. Alors, il y en a qui font 14 choses en même temps, en plus il fallait les faire pour hier après-midi. OK, très bien. Et puis, il y en a d’autres qui arrivent malgré tout à s’en sortir.
 Alors, comment est-ce qu’ils font, eux, parce qu’ils ont après tout, comme nous tous, 24 heures dans une journée. Ils ont décidé, bah à peu près comme la moyenne des gens, en huit heures par jour travailler huit heures par jour. Et pourtant, eux, ils s’en sortent parce qu’ils ont des solutions. Parce qu’en fait, nous, face à ça, on a deux solutions : la première, c’est de travailler plus et la deuxième, c’est de travailler plus... intelligemment. Et si on essayait cette deuxième solution ?

- Un, utiliser la loi de Pareto.
J’en ai pas mal parlé, je vous le refais en deux mots. 20 % de vos actions donnent 80 % de résultats. On le sait, c’est mathématique, à peu près les chiffres. On va pas non plus… voilà, 20-80. Donc, ça va être à vous de trouver quels sont les 20 % de travail à faire qui vont réellement impacter votre productivité. Conseil particulièrement important, si vous faites partie des perfectionnistes qui sont fiers d’être perfectionnistes, il faut que vous vous intéressiez à cette loi de Pareto pour améliorer votre productivité.

- Deux, se fixer des Priorités.
Hiérarchisez toutes vos tâches et voyez quelles sont les plus importantes. Et là encore, c’est quelque chose que vous devez travailler, parce que le fait de savoir quelles sont les plus importantes, celles que vous allez devoir faire urgemment, d’accord, les moins importantes et les peu importantes, ça relève d’une véritable compétence. C’est une compétence qui va vous permettre de devenir productif. Travaillez là-dessus.

- Trois, bien s'organiser dans son travail : décomposer.
Par exemple, si vous cherchez à monter au premier étage, il est évident que le mieux pour y arriver c’est de faire marche après marche. Vous décomposez ce travail. Donc, la première marche, ensuite la deuxième… Et il arrive un moment où vous allez suffisamment entrevoir, sentir les choses pour vous dire : « OK, maintenant je vais peut-être les monter deux à deux, mes marches », mais ça restera des marches à franchir. Donc, la première, la troisième, la cinquième et à la fin, peut-être que vous aurez même carrément des bottes de sept lieues. C’est ce que je vous souhaite. Alors, par exemple beaucoup plus concrètement, si vous avez un e-mail à écrire, vous pouvez vous lancer dans un rédactionnel alambiqué qui va vous prendre 107 ans ou alors, vous pouvez dire « je vais décomposer un petit peu les idées qu’il y a dans cet e-mail et je vais proposer un e-mail beaucoup plus simplifié avec une liste à puces des choses importantes qu’il y a à dire dans cet e-mail ». Et là, vous allez voir que non seulement ça va être plus clair pour la personne qui se trouve en face mais, vous, vous allez pouvoir aller beaucoup plus vite et vous serez donc plus productif.

- Quatre, faire un break efficace.
Il faut savoir aussi gérer ses breaks, notamment quand on est entrepreneur et qu’on est lâché dans la nature à ce niveau-là. Sachez-le, un petit break, selon les personnes, une heure, une heure et demie, voilà, un petit break. Profitez-en pour… hey, ça fait toujours du bien, pour vous relaxer le corps, marchez, bougez un peu, sortez, oxygénez-vous le cerveau, mais aussi, profitez-en pour prendre du recul sur ce que vous venez de faire. Faites un petit point, vous allez voir que c’est hyper motivant. Vous allez dire : « hey, content, j’ai fait ça quand même, pas mal ». Et puis, la prochaine heure et demie par exemple qui vient, eh bah je vais faire ça. Et ça, vous allez voir que ce sont autant de petites étapes, de petits breaks qui vont vous servir non seulement à vous faire du bien physiquement, à vous remettre en selle, mais aussi à vous motiver psychologiquement.

- Cinq, se concentrer pour travailler en immersion totale.
Désolé de vous le dire, mais on n’a pas trouvé mieux que le fait d’être hyper focus, concentré sur une activité, une tâche qu’on a à faire, de se mettre dans une bulle et de ne rien lâcher. Là, en termes de productivité, on n’a pas mieux. Alors, c’est vrai qu’il y a des tâches qui sont un petit peu difficiles, qui sont compliquées, qui ne nous font pas très plaisir à faire, OK. Mais je vais vous proposer trois petites aides pour ça.
Un, sachez-le, plus vous serez concentré dessus, à ne faire que ça, uniquement, mono tâche, plus en fait le temps passera vite et plus vous l’aurez terminé rapidement et plus vous serez dans votre bulle et vous vous réveillerez « hop, ça y est c’est fait ». Deux, très utile, c’est de planifier et de s’habituer à cette planification, cet effet de répétition. Voilà, on est obligé, on y passe, OK, on le fait, on sait que c’est tous les jours, alors allons-y, on met en place la machine et là, vous allez voir que du coup, ça va beaucoup mieux passer pour vous.
Troisième petite aide, eh bien, c’est de s’isoler. S’isoler ou alors se mettre une musique d’ambiance. Enfin bref, essayer de trouver une atmosphère, une ambiance qui fasse que du coup vous allez vous sentir bien. Évidemment, ça va vous donner un petit coup de pied aux fesses et vous aider à améliorer votre productivité.

- Six il va falloir mettre ça noir sur blanc.
Et pour ça, c’est simple. Vous prenez une feuille et un stylo, vous mettez ça juste à côté. Vous êtes focus sur votre tâche et de temps en temps quand vous traverse dans la tête une idée, une envie, quoi que ce soit, je dois rappeler untel, bidule, machin… hop, notez ça sur cette liste. C’est ce qu’on appelle la liste de distraction. Ça, c’est extrait d’une méthode qui s’appelle Pomodoro. Pomodoro, il y a que des hauts. Et parmi les astuces de cette méthode, il est également préconisé, comme je vous le disais tout à l’heure, de travailler sur des blocs de travail. C’est-à-dire, vous avez une tâche à faire, vous la disséquez en bloc de 20 minutes qui vont s’enchaîner les uns à la suite des autres.

- Sept, prenez des décisions efficaces : réduisez les décisions énergivores.
Si, il y en a plein. Sur lesquelles on réfléchit, on réfléchit, on va dire… nan nan, que ça, nan… mais on n’a pas de solution, ça tourne, ça tourne, mais il n’y a rien qui sort. Alors, qu’est-ce qu’on fait dans ce genre de cas ? Eh bah, on se fait aider, on délègue, ça, ce sont des décisions sur lesquelles on perd trop de temps, quoi ! Donc déléguez. Par exemple si vous êtes, je ne sais pas, un webinaire affaires, comment je m’habille ? Je mets une chemise ? Je mets une cravate, je fais quoi, hein ? Eh bah, aidez-vous, déléguez. « Chérie ! Je mets quoi ? La rouge ? La bleue ? » Ah bah voilà alors, merci. Bon, bah, si vous avez une chérie, c’est fait pour ça aussi, pour aider. 

- Comment devenir plus productif au travail ? Huitième proposition : repérer les tâches répétitives.
L’idée bien sûr, c’est dans un premier temps essayer de les grouper, pour essayer que ça aille plus vite, le principe du travail à la chaîne, on est d’accord là-dessus. Dans un deuxième temps, il va falloir essayer de les automatiser. La plus simple des automatisations, c’est copier-coller, pom-C, pom-V, paf, voilà. Vous pouvez aller un petit peu plus loin si vous voulez. Il y a des applications qui servent à ça, comme par exemple cet excellent Zapier, qui va vous permettre non seulement de connecter certaines applications avec d’autres applications, mais aussi de mettre en place des automations entre ces deux applications, mais aussi à l’intérieur même de chacune de ces applications, si vous voulez. Voilà Zapier, c’est relativement accessible quand même pour le grand public, si tant est qu’on veuille évidemment s’en inquiéter et s’y intéresser. Et puis, la troisième possibilité, c’est d’aller jusqu’à la délégation. Voilà encore une plateforme de délégation qui peut vous aider, celle-ci s’appelle Twago, elle met en relation des clients et des prestataires de services. Voilà autant de choses que vous pouvez mettre en place pour vous aider à devenir plus productif.

- Neuf, optimiser sa production : s’autocorriger peut prendre beaucoup de temps.
Ceux qui écrivent des articles de blog le savent. Il paraît que quand on a un long texte à écrire, souvent ce qu’on a tendance à faire c’est : on écrit une phrase, on la relit, on corrige les fautes d’orthographe, vocabulaire, grammaire, si on fait ça à toutes les phrases, effectivement, beaucoup de temps perdu. Votre objectif quand vous écrivez, c’est au contraire d’écrire tout le texte d’un bloc qu’importe les fautes, qu’importe les problèmes de grammaire, de… on s’en fout, pour l’instant d’abord, ça va sortir directement de là par là, sur le papier, OK. Être super productif, c’est ça. Et puis juste après, quand vous avez terminé, eh bah, on corrige une fois en tout et pour tout, on relit et on fait tout d’un bloc. Et là encore, l’idée, ça va être effectivement de grouper et de séparer les différentes tâches. D’abord on écrit et ensuite on corrige. 

- Dix Comment optimiser son temps

C’est important de prendre de l’avance. D’abord parce qu’on se sent dans un meilleur confort, pas travailler à flux tendu comme ça tout le temps. Ensuite quand il y a un souci, on est bien content de pouvoir compter sur le boulot qu’on a fait d’avance. Récemment, j’ai eu un problème, il a fallu que je transfère ma base de données sur mon site web, mon webmaster l’a fait et j’étais bien content au moment où il m’a dit « OK, c’est bon, ton site est en ligne », boom, de pouvoir balancer tout de suite un article, parce qu’il était déjà fait d’avance. Alors, ça c’est le premier avantage effectivement, de vous sentir un petit peu plus confortable. Et le deuxième aussi, c’est que vous allez pouvoir gérer vos programmations. Par exemple, si vous avez, je ne sais pas, disons quatre articles de blog, il est possible que vous en fassiez un cinquième et vous vous disiez « non, finalement, alors je vais le mettre plutôt… » parce qu’il faut varier un petit peu les comptes, même si c’est dans la même thématique, pour les gens qui vous suivent, il faut varier un tout petit peu, essayer de les… hein, voilà. Alors, il est possible que finalement je dise « non, je vais pas le mettre là », « alors, je vais retirer celui-ci, par contre je vais mettre celui-là à la place, et je vais mettre… » Bref, vous êtes en train de jouer sur quatre articles et puis vous terminez donc avec… voilà, les quatre articles qui sont dans le bon ordre. 

- Onze, forcez votre créativité dans le travail.
Avant d’enregistrer une vidéo, j’ai pas toujours envie d’enregistrer une vidéo, moi je mange. Je mange et après, des fois j’ai un petit coup de barre, comme ça, j’ai la vidéo enregistrée juste derrière. Je me suis quand même rendu compte d’une chose importante, c’est que ce qui m’aidait à enregistrer, c’est ça, la lumière. En fait, je me suis rendu compte qu’en mettant les bonnes lumières, en fermant les volets et puis en me mettant bien fermé dans mon bureau, comme ça, tranquille, en me mettant dans la bonne ambiance, le bon climat, tout de suite ça me donnait envie d’enregistrer ma vidéo. Alors, ça va être à vous... C’est vrai que quand on est entrepreneur, on est un peu lâché dans la nature, et il faut trouver en vous quels vont être les déclencheurs qui vont vous permettre… ça peu n’importe quoi, avoir trouvé une bonne radio sur internet pour vous mettre dans une bonne ambiance musicale qui va vous donner envie de travailler. Et c’est ces choses-là qu’il va falloir mentaliser avant d’aller travailler. Mentalisez-le, pensez-le, imaginez-vous tranquillement assis sur votre bureau avec la bonne musique qui va bien, en train de bosser dans des bonnes conditions. Et là, vous allez voir que du coup, ça va déclencher votre créativité, donc votre productivité.

- Douze, faire les choses plus rapidement : nous ne sommes pas multitâches.
Ah non, si vous pensez être capable de faire deux choses à la fois, en étant toujours aussi efficace sur ces deux choses-là, vous vous plantez, c’est juste scientifiquement prouvé, on a tendance à faire des erreurs, on a tendance à oublier des détails. Bref, on n’est absolument pas productif si on est sur deux tâches. Un exemple typique, en train, je ne sais pas, d’écrire quelque chose sur un papier et tout ça, on a besoin de notre concentration. Et qu’est-ce qu’on a juste à côté ? Les réseaux sociaux. Et là, qu’est-ce qui se passe ? Notre cerveau, encore une fois, n’est pas capable de se concentrer sur deux choses à la fois, mais à la manière de fonctionner, c’est qu’il va balayer, passer sur une tâche et l’autre tâche, une tâche, l’autre tâche, une tâche, l’autre tâche. Et c’est ça qui va faire que vous allez être moins productif, que vous allez être moins efficace, que le boulot que vous allez faire sera moins bon de toute façon, donc il faut vraiment que vous en preniez conscience. C’est sûr, être focus sur une tâche à la fois. Alors, autre exemple, c’est comme ça qu’on se retrouve avec des accidents de voiture, avec des gens au téléphone. Deux choses à la fois... non !

- Treize, il va falloir gérer son énergie.
Il y a un problème avec ça, réellement. Alors, dormez, c’est important, mangez, c’est important, bougez, c’est important pour le corps et pour l’esprit. L’esprit et la méditation, peut-être ça peut aussi vous faire du bien. Si je vous dis tout ça, c’est pas juste au pif, c’est qu’il y a un vrai problème avec le burnout. Au point que si vous l’avez peut-être remarqué, YouTube propose à ses créateurs de vidéos, des vidéos sur le burnout. Ça ne vous interpelle pas ça ? Pour qu’une grosse société comme YouTube qui brasse des millions de créateurs, des millions de visiteurs, des millions de dollars, en vienne à se tourner vers ce problème de burnout, jusqu’à sortir des vidéos en disant à ses créateurs « hey, les gars, faites gaffe, il faut que vous fassiez ceci, il faut que vous fassiez cela pour éviter le burnout », c’est qu’il y a un vrai problème avec ça. Donc, à vous d’en prendre conscience et de vous éveiller à ça et de savoir gérer votre énergie. 

- Quatorze, augmenter sa productivité en devenant bon.
Je vais prendre juste cet exemple très simple, la première vidéo YouTube que vous allez sortir, vous allez mettre 10 heures pour avoir le résultat. Ça coûte cher en temps. La deuxième va vous coûter 10 heures. Par contre, la 100ème, elle va vous coûter 5 heures pour faire exactement la même chose. Pourquoi ? Parce qu’entre-temps, vous serez suffisamment entraîné et ça se fera beaucoup plus facilement. 5 heures pour faire exactement la même chose, ça veut dire quoi ? Concrètement, ça veut dire que pour devenir bon, eh bien, il faut pratiquer. Et plus vous allez pratiquer, plus vous allez devenir productif. Alors, il y en a plein sur internet qui savent tous exactement par cœur, comment faire, mais en théorie, mais qui ne sont jamais passés en pratique. On ne peut pas dire qu’ils sont bons puisqu’ils n’ont rien fait. Donc vous, il faut que vous fassiez, que vous mettiez en pratique si vous voulez devenir bon, cravachez, faites, et vous allez voir qu’au bout d’un moment… facile et vite. 

- Quinzième hack, améliorez votre performance au travail : sachez dire non.
Non ! Moi, c’est tous les jours qu’on me propose des trucs. Qu’est-ce que vous voulez que je vous dise ? Alors, il y a quoi ? Opportunités Facebook, marketing de réseaux, visites de produits, coaching caché, des demandes diverses… non, bah non. Quoi qu’on me propose, quoi qu’on me demande, c’est non. Pourquoi ? Bah, tout simplement parce que j’ai mon objectif en tête et que j’évite d’en dévier à chaque fois qu’on me propose une opportunité. Donc, ça va être à vous d’essayer de faire en sorte de garder votre ligne de mire et de ne pas en dévier. Par exemple, si quelqu’un vient à vous proposer une des choses les plus évidentes à savoir sur internet, c’est-à-dire apprendre à vendre grâce à une formation offerte, eh bah, vous dites « non ». Et elle est là. Pour apprendre à vendre facilement de A à Z. Bon, j’espère vous avoir un petit peu aiguillé dans cette botte de foin, je vous dis à bientôt en vidéo.