Comment utiliser Google Docs (TUTO comment ça marche)

Comment utiliser Google Docs (Tuto comment ça marche)

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Comment utiliser Google Docs

Tuto comment ça marche

C’est quoi ? En fait, ça ressemble comme deux gouttes d’eau à Word. Ça ressemble aussi un peu à l’Open Office que vous avez sur Mac, par exemple. Bref, Google Docs, c’est juste un traitement de texte.

C’est là que vous me posez la question. Pourquoi je prendrais Google Docs plutôt que Word à ce moment-là ? D’abord parce que c’est une version simplifiée. Google Docs, ce n’est pas l’usine à gaz qui est Word. Ensuite, c’est gratuit. C’est fantastique.

Il y a d’autres avantages. Vous allez pouvoir travailler sur le Cloud. Qu’est-ce que ça veut dire ? Qu’à chaque fois que vous allez faire un document, ils seront enregistrés quelque part sur un petit disque dur sur Internet auquel vous aurez vous seul accès et qui fera que vous pourrez l’utiliser sur votre PC, soit sur votre smartphone, soit sur... le café Blue Bar au fin fond du Texas, pour peu qu’une connexion Internet le permette vous y aurez également accès.

Et ce n’est pas tout. Vous pouvez aussi partager ce document. Si vous bossez sur un document écrit avec votre meilleur ami qui se trouve à l’autre bout de la ville, vous pouvez tous les deux travailler dessus en même temps en direct. Ce n’est pas mal !

Comment installer Google Docs ?

Facile. Si vous avez Chrome ou si vous avez Gmail, d’ailleurs pareil, vous avez ces points-là en haut à droite et vous pouvez cliquer dessus pour trouver cet outil Google Docs. Vous cliquez tout simplement. Si vraiment vous ne l’avez pas, vous pouvez aller sur Internet – Moteur de recherche – vous tapez Google Docs. Vous cliquez et c’est parti.


Partons du principe que ça y est, vous avez cliqué.  Allons-y ! C’est la première étape de ce tutoriel.

1. Google Docs comment ça marche

Vous êtes sur Google Docs. Et là, il y a des modèles. Allons faire juste un petit tour rapide.
Vous cliquez sur Galerie de modèles et vous vous rendez compte que là des gabarits, des templates, des modèles, il y en a absolument partout. Vous allez pouvoir faire votre choix. Si jamais il y en a qui vous correspondent, n’hésitez pas à vous en servir.


On revient un cran en arrière. Nous, ce qu’on va faire, c’est qu’on va partir d’un document vide. Évidemment, ce sera beaucoup plus facile pour vous présenter toutes ces fonctionnalités possibles sur Google Docs, en tout cas les principales. Parce qu’on veut d’abord commencer par le niveau tout débutant.

À remarquer, c’est l’espace qui nous est proposé. Ça ressemble vraiment à Word quelque part. On a ici tous nos menus complets. Ici des raccourcis de ce qu’il y a précisément dans ces menus complets. Là, vous avez de quoi gérer les marges.

Dans un premier temps, on va d’abord importer un texte, un de mes anciens articles de blog, histoire d’avoir quelque chose sur lequel travailler, coller. On va lui donner un nom. Et ça se passe en haut. Vous l’avez compris.


À remarquer, c’est que vous n’avez plus à faire de Contrôle S, de Pomme S. C’est marqué ici, dernière modification il y a quelques secondes. Ça s’enregistre automatiquement tout seul et ça s’enregistre évidemment dans votre Google Drive. Ce disque est quelque part sur le Cloud et vous permet d’enregistrer, comme un disque dur sur votre propre PC. Il est là pour enregistrer ce document et tous les autres que vous aurez à mettre dessus.

Juste avant de passer à ces menus, vous avez de quoi, normalement, on n’y touche pas dans la plupart des cas, gérer les marges qui se trouvent là, que ce soit en hauteur ou en largeur. Ce petit menu, on va commencer par celui-ci où il y a tous ces raccourcis très rapides.


On va passer assez vite dessus parce que vous les connaissez certainement. Ici, l’équivalent de Pomme Z sur Mac, de Contrôle Z pour revenir en arrière si on a fait une bêtise. Même chose dans l’autre sens.


De quoi imprimer. Ici, pour vérifier tout ce qui est grammaire, orthographe. Ça doit être coché comme ça, ça va vous aider. Appliquer le format qui est actuel. Là, vous avez, si vous n’avez pas vos lunettes, plutôt que de changer la taille de l’écriture, vous faites un petit coup de zoom sur votre document. Ça reste quand même extrêmement pratique.

Là-dessus, vous allez pouvoir évidemment jouer aussi avec le titre <h1>. Alors, le titre important, vous le sélectionnez. Vous mettez dans ce format titre 1 et vous appliquez le style de titre que vous aurez prédéterminé ou celui qui est d’office dessus. Pourquoi c’est important ? Parce que plutôt que d’écrire un truc en gros majuscules, le fait de mettre ça, ça va coller une balise HTML, une balise H1.


Si vous êtes rédacteur et que vous faites des articles, pour créer un article de blog, évidemment, c’est mieux d’avoir les balises HTML qui soient déjà en place. Donc là, vous l’avez en place. C’est un texte qui, de manière très transparente, ressemble à un titre. Sauf qu’à l’intérieur caché, il y a un petit H1. Même chose pour les sous-titres que vous pourriez avoir en H2. Auquel cas, vous mettez voyez ici en titre 2 et ça applique le <h2>. C’est un petit détail technique, mais c’est important de bien fonctionner dès le départ.

Pour le reste, c’est assez simple. Les écritures sont du texte normal <p>. Vous pouvez changer ce style de titre en passant tout simplement par cette petite case, mettre à jour. Vous faites une mise à jour. Vous faites comme vous voulez avec une autre typo par exemple, ou une autre couleur. Le fait de mettre mise à jour, à chaque fois que vous ferez titre 1, ça mettra ce changement de couleur si c’est ce que vous avez pratiqué. Voilà pour cet arrêt sur les titres.

Ici, vous allez pouvoir choisir la typo avec laquelle vous allez pouvoir écrire, la grossir, la rétrécir, en gras, en italique, souligné. Ici, la couleur de votre texte, c’est moche, revenons au basique. Ici, de quoi surligner. Classique, Contrôle Z, Pomme Z, on revient en arrière. Là, vous avez de quoi rentrer des liens hypertextes.

C’est tout simplement ces choses-là que vous voyez en bleu.


Bien sûr vous avez peut-être besoin, vous aussi, de rentrer une adresse d’une page web, par exemple. Link. Vous sélectionnez. Vous mettez les www quelque chose, par exemple cette adresse-là. Vous voyez qu’ici du coup, on sort en bleu souligné. Ce qui fait que la personne n’aura plus qu’à cliquer dessus pour aller rejoindre la page que vous aurez programmée dans ce lien hypertexte.

Ici, de quoi ajouter des commentaires. C’est très pratique quand on travaille à deux. Vous pouvez mettre sur le mot avenir par exemple. Je peux mettre un commentaire que la personne verra tout simplement quand elle verra ce document. Mais vous pouvez le faire pour vous-même aussi. Ça peut être tout simplement des genres de post-it, pourquoi pas.

Vous pouvez insérer une image par ici que vous pouvez importer de diverses sources. Mais en tout cas, la plupart du temps, c’est quand même des images qui se trouvent sur notre ordinateur. Je vais en prendre une au hasard, qui est une de mes vignettes YouTube. Là, vous avez une image insérée carrément dans mon texte avec laquelle vous pouvez jouer évidemment sur la taille.


Vous pouvez même la déformer si besoin, éventuellement la mettre sur la gauche, la mettre sur la droite. Vous pouvez jouer un petit peu dans tous les sens, même en rotation. Je sélectionne, j’efface et on revient au point de départ. Il y a moyen de s’amuser aussi un petit peu avec ça.

L’alignement du texte, toujours très classique sur la gauche, aligné en plein milieu, aligné sur la droite. Ici, ce qu’on appelle justifié, c’est-à-dire qu’il va étirer la phrase jusqu’à ce que la première lettre et la dernière lettre de la phrase soient carrément étalées sur toute la largeur de votre document. Je ne sais pas si ça vous est très utile. En tous les cas, vous voyez que toutes ces mises en texte, ces formes-là ressemblent étrangement à Word. Ici, vous avez de quoi augmenter les interlignages, ce qui vous permet d’avoir un texte beaucoup plus aéré. Vous voyez là, on a quelque chose qui est beaucoup plus aéré. En général, ça non plus, on n’y touche pas trop.

Ce sont des bullets points. En français, ce sont des listes à puces pour mettre par exemple cette liste à puces, un point. Vous voyez un petit peu ce que c’est. Vous pouvez mettre des chiffres aussi, évidemment. Ou s’amuser avec les retraits. Si vous prenez toujours cette phrase, retrait. Elle est en retrait, deux retraits, trois retraits. On revient en arrière. C’est très simple. C’est de la mise en forme ni plus ni moins.

Mais cette petite case-là est importante et intéressante parce qu’elle permet justement de supprimer la mise en forme. Si, par exemple, je sélectionne toute cette partie de texte et que j’appuie, ça me supprime cette mise en forme qui est le gras.

À quoi ça peut vous servir ? Quelquefois, ça arrive qu’on se perde un peu dans les gras et les italiques. Plutôt que de revenir à chaque fois un coup en arrière sur tous ces boutons, on appuie juste sur celui-ci et ça revient sur une base plus saine pour reprendre son travail.


Deux ou trois petits détails pour vous montrer que ces menus en haut sont bien sûr beaucoup plus enrichis que ce que vous avez là en raccourci. Par exemple, si je voulais barrer un texte. C’est assez demandé, assez souvent. Pour ce qui est de barrer un texte, il vous suffit d’aller dans le format, dans le texte et d’appuyer sur barrer. Vous voyez qu’ici, on peut barrer, mais qu’ici, il n’y a pas d’équivalent. C’est intéressant quand même, malgré tout, d’aller dans ces menus pour aller chercher parfois des fonctionnalités supplémentaires.

Autre petite astuce puisque je sais que c’est aussi demandé de temps en temps. Quand on écrit un ebook, on aime bien la pagination. On met des numéros de page en bas à droite, où vous voulez d’ailleurs. Ça se trouve tout simplement ici, numéro de page. Vous voyez que vous pouvez mettre en haut à droite, en bas à droite. Vous mettez le numéro de page où vous voulez. C’est facile à faire.


Voilà pour le niveau débutant. C’est très simple. Mais on va monter d’un cran. Maintenant, on va passer au niveau intermédiaire et essayer d’aller fouiller quelques petites fonctions cachées qui pourraient vous intéresser.

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2. Comment créer un Google Docs

Comment créer un Google Docs ? Cette fois-ci, on va plutôt s’intéresser à la manière de travailler et plus précisément à tous ces menus qu’il y a au-dessus et les quelques petites fonctions qui pourraient peut-être vous intéresser.


Ces menus du dessus dont je suis en train de vous parler, on va commencer par Fichier qui vous permet d’abord de Travailler hors connexion. C’est-à-dire que si ce jour-là, vous n’avez pas d’Internet, vous pouvez très bien rendre votre document et ça vous le signale en bas, donc disponible même hors connexion. Vous avez une petite coche qui vous permet de voir que vous êtes hors connexion ou en connexion.

Autre chose, évidemment, vous allez pouvoir enregistrer ce document dans un format qui pourrait vous intéresser. Alors, le Télécharger sur votre disque dur, cette fois-ci, il sera bel et bien sur votre PC. Vous pouvez le faire soit en document Word (grand classique), en texte enrichi, un PDF, texte brut (ça va supprimer pas mal de choses, mais ça peut avoir des intérêts dans certains cas), en HTML ou en epub (à limite de l’ebook). Vous pouvez vous en servir pour ce type de format. Vous voyez qu’il y a plein de possibilités.

Vous pouvez carrément aussi Envoyer votre Google Docs par email, en pièce jointe.


Puis, ce dont je vous parlais en intro, c’est-à-dire Partager. Vous pouvez partager ce document avec une autre personne qui y aurait accès. Alors nous, on va se servir plutôt de ce gros bouton bleu. Ça revient au même, mais ça restera une autre manière plus visuelle peut-être de rejoindre ce partager avec des personnes et des groupes.

Comment est-ce qu’on fait ça ? Il suffit juste d’ajouter ici l’adresse de la personne avec qui vous allez partager, ou les adresses parce que vous pouvez le faire à plusieurs, ce document. Ensuite, il vous reste à obtenir le lien et vous pouvez tout simplement copier le lien.


Cela dit, vous pouvez mettre des restrictions à qui aura accès à ce document. Soit vous le faites de manière très limitée, seules les personnes que vous aurez ajoutées au-dessus y auront droit. Soit vous pouvez le faire pour tous les utilisateurs qui disposent de ce lien, à qui vous aurez envoyé ce lien que vous pouvez copier ici.

Évidemment, ces utilisateurs ont différentes possibilités. Soit ils seront juste lecteurs, soit ils pourront carrément devenir commentateurs, mettre des petits commentaires ou éditeurs, c’est-à-dire qu’ils vont pouvoir travailler eux aussi sur le document que vous leur aurez fourni. Moi, je veux remettre en limité puisque je ne veux le partager avec personne, sachant que ça n’a pas grand intérêt. Je fais terminer.

D’autres menus qui peuvent vous intéresser dans l’édition, ça peut être intéressant, Rechercher et remplacer. Quand vous êtes plusieurs à partager un travail avec des techniques de copywriting par exemple, vous allez trouver ça très pratique. Ne serait-ce que pour rechercher un mot en particulier. Par exemple, si je voulais chercher le mot data, je marquerais ici data. Si je voulais remplacer à chaque fois qu’il y a le mot data par le mot données en anglais, je le marquerais ici. Vous voyez que déjà, il commence à me le surligner là-dessous. Si je fais tout remplacer, je ferme ma petite fenêtre, je vérifie. Effectivement, ici, il m’a mis les données au lieu des data et un peu partout données au lieu de data. Voilà une manière de se servir de ce petit menu bien pratique.

Du côté de l’affichage, ce qui est intéressant, c’est le Plein écran. Ça vous évite d’avoir (Escape pour sortir) tout ce petit menu si vous préférez vous concentrer dessus. Du côté de l’insertion, ici se trouvent les célèbres entêtes et pieds de page. Je vous rappelle que le principe est que si vous mettez quelque chose en pied de page, ce sera répercuté sur toutes les pages de votre document. Une signature, par exemple, plutôt que le faire à chaque fois, vous la mettez votre signature en pied de page.

 Format, là ce qui est intéressant, c’est surtout aussi d’aller fouiller quels sont les différents formats que vous pouvez mettre, ni plus ni moins. Dans les outils, qu’est-ce qu’il peut y avoir d’intéressant pour vous ?
 

  • Peut-être la grammaire et l’orthographe. Il faut que tout soit vérifié si vous voulez que ça vérifie pour vous.
  • Peut-être aussi traduire le document. Si vous voulez traduire, vous amuser à le changer, par exemple le mettre en anglais, pourquoi pas. Là, si je fais Traduire, il me sort une version en anglais. Ce n’est pas magique ça ? Revenons en français.


Les Modules complémentaires, des options comme je le disais. L’aide, on en a parlé. Puis là donc, ce petit témoin d’enregistrement. On n’est pas mal pour l’instant. Mais on va monter encore d’un niveau. Au niveau pro avec ces cinq petites astuces que je vous propose tout de suite.

3. Google docs fonctionnalités et astuces

Troisième étape, les Google Docs fonctionnalités. Celles qui sont un peu cachées et qui peuvent être très intéressantes pour travailler. Peut-être que vous faites partie de ceux qui en ont marre d’écrire (leurs articles de blog, par exemple), sachez qu’il y a une saisie vocale qui peut vous aider.


Vous allez dans Outils, vous cliquez sur Saisie vocale, vous faites cliquer pour parler et c’est parti. À partir de maintenant, il va écrire absolument tout ce que je lui dicte. Ce n’est pas magique ça ? Pour l’arrêter, il suffit de cliquer là. C’est super simple. Là, il m’a sorti ça en format titre parce que je l’ai enregistré au format titre. Mais sinon, on met normal et c’est parti. Vous voyez que là, on a vraiment quelque chose d’intéressant. Alors, on clique. C’est fini. 


On va faire autre chose maintenant, de très simple aussi. On va aller dans Fichier. On va cliquer sur Historique des versions et afficher l’historique des versions. C’est génial parce que vous voyez bien que là, effectivement, vous avez une sorte d’historique. Pour ceux qui travaillent sur Photoshop, c’est la même chose, c’est-à-dire qu’il va vous remonter, ce n’est pas un contrôle Z que vous pouvez faire, c’est dix, vingt, trente et même en choisissant, grâce à cet historique, de remonter en arrière jusqu’où vous voulez. C’est hyper pratique. Franchement, si vous avez fait des erreurs, vous voyez que là, j’arrive à remonter le temps. C’est juste magnifique, encore une fois, pour faciliter le travail.

Autre chose, vous pouvez aussi insérer, ça peut être intéressant pour vous, un Tableau avec le nombre de colonnes que vous voulez. Selon l’endroit où vous allez mettre la flèche, vous voyez que vous pouvez jouer avec ce tableau. On va se faire un petit tableau puis, à l’intérieur, vous mettez absolument ce que vous voulez. Après, il n’y a plus que de la mise en forme à faire effectivement avec des typos, des couleurs de texte, etc. Mais là, vous avez un tableau qui est fait en deux temps, trois mouvements et tout de suite, c’est beaucoup plus visuel. C’est effectivement quelque chose de très intéressant à mettre en place.


Vous pouvez aussi jouer avec la Couleur de votre page. Puisqu’ici vous avez la possibilité, on va se mettre un vert tout doux, de colorer la page. Ça peut être intéressant dans certains cas.


Ou encore considérer votre Drive comme un disque dur et le stocker à l’intérieur, vous allez pouvoir déplacer ce document dans les dossiers que vous aurez mis sur votre drive.

Mais aussi, si vous voulez rajouter carrément un raccourci, là encore dans votre drive, vous ajoutez un raccourci et ce sera facile comme tout pour vous de le retrouver. Vous voyez qu’on revient à la base en appuyant sur l’icône bleue en haut à gauche et vous voyez que tout de suite, il vous le stocke sans aucun problème, sans rien vous demander, ici des mots que vous pouvez renommer, supprimer, ouvrir dans un autre onglet. Vous voyez que c’est extrêmement pratique ce Google Docs.

Et si vous voulez aller plus loin et apprendre le copywriting, le rédactionnel qui vous permet, entre autres, de vendre sur Internet :  Formation Offerte pour apprendre à vendre de A à Z. 

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