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Comment utiliser Google Drive
Le Tutoriel : Comment ça marche en 4 étapes
C’est quoi Google drive ? C’est facile. C’est juste un gros disque dur, sauf qu’au lieu qu’il soit sur votre ordinateur, il est sur internet, sur le Cloud ce qu’on appelle.
L’avantage est que vous n’êtes plus obligé, pour gérer tous les fichiers que vous aurez sur ce disque dur, de passer par le Finder ou par l’explorateur si vous êtes sur PC. Il y a d’autres avantages, notamment le fait que ce soit un disque dur réellement solide. Tous ceux qui ont eu un disque dur qui a rendu l'âme avec toutes les données qui se sont envolées savent de quoi je parle.
L’autre avantage est que vous allez pouvoir partager ça avec vous-même, en parfaite synchronicité, par exemple si vous êtes sur votre PC, vous retrouvez exactement les mêmes infos si vous passez par votre smartphone. Ce sera encore une fois en parfaite synchro. Ou si vous allez en voyage à l’autre bout du monde, vous pourez voir tous les fichiers qui sont sur ce disque Google drive qui seront eux aussi en parfaite synchronicité. Ou vous allez même pouvoir partager ces fichiers avec d’autres personnes qui travailleraient avec vous, par exemple à l’étranger, ou des fichiers que vous auriez envie de donner à plein de gens. On va y venir. Je vais vous expliquer tout ça plus précisément avec ce tuto sur Google drive.
1. ➤ Comment Google Drive fonctionne
On passe en version tuto. Maintenant on regarde mon bureau. Comment fonctionne Google drive ?
Première chose, il faut rejoindre Google drive. Vous allez voir que c’est très simple. Vous tapez juste drive sur Google et vous cliquez. Là, vous allez rejoindre Google drive.
Il faut comprendre que si vous avez déjà un Gmail, une chaîne YouTube ou quoi, ça veut dire que vous avez un compte Google. Ce compte Google est là pour chapeauter un peu tous ces différents outils. Si vous avez un Gmail, vous pouvez très bien passer par ces raccourcis que vous avez par exemple sur Chrome et vous allez retrouver votre drive qui se trouve ici tout simplement. Il vous suffira de cliquer. Si ce n’est pas le cas, vous cliquez sur ce lien en question et vous allez vous retrouver sur la présentation de Google drive. Vous allez voir déjà que d’entrée de jeu, il y a effectivement 15 gigas qui sont offerts, 15 gigas de stockage.
Tout de suite, les prix. Allons droit au but.
Combien ça coûte Google drive ? Avant, on va faire un petit détour par un vrai disque dur parce que peut-être que vous hésiterez au niveau du prix. Un disque dur en gros, j’ai pris un classique et banal, un téraoctet, celui-ci coûte 45 €. Si vous vous dites "mon disque dur, je vais le faire durer 5 ans", ça veut dire que vous allez payer en gros 9 € par an pour l’amortir.
Maintenant combien vaut ce Google drive ?
C’est un petit peu plus compliqué parce qu’on se rend compte que Google drive n’est pas vendu seul, mais bel et bien avec une suite d’outils, la G Suite. Effectivement, on se rend compte qu’on est à 4.68 € par mois, mais c’est une suite d’outils, de logiciels, à votre disposition et qui peuvent vous rendre pas mal de services :
Gmail qui va vous proposer cette fois-ci un email, mais professionnel.
De quoi faire des visioconférences, de quoi faire du chat.
De quoi remplir des agendas par exemple si vous faites du coaching ou si vous faites du consulting.
Vous avez 30 gigas effectivement dans votre drive d’espace libre.
- L'équivalent de Word.
- L’équivalent d’Excel.
- L’équivalent de PowerPoint pour faire des diaporamas.
- De quoi faire des sondages.
- Vous avez de quoi faire un site web. Ça ne vaut pas WordPress, mais bon.
- Puis de quoi prendre des notes et c’est aussi très utile.
- Vous voyez que c’est difficile de comparer les deux prix parce que ça ne fait pas du tout la même chose. On aura essayé en tous les cas.
Vous voyez que c’est difficile de comparer les deux prix parce que ça ne fait pas du tout la même chose. On aura essayé en tous les cas.
2. ➤ Comment envoyer un fichier sur Google Drive
On part du principe que ça y est, vous avez accédé à votre Google drive et que vous êtes à l’intérieur même de votre disque dur. Là, vous allez très vite vous rendre compte qu’il y a trois espaces à votre disposition. Celui qui se trouve à gauche est le menu de gauche. Celui situé en haut est un menu contextuel. La partie centrale, là où se trouvent stockés vos fichiers, vos dossiers, etc.
Ce menu de gauche, vous voyez que mon drive, il est là. C’est vraiment l’intérieur de votre disque dur. C’est organisé de manière très conventionnelle par dossier. Puis à l’intérieur des dossiers évidemment, vous pouvez mettre des fichiers. Et en dessous, vous avez ce « partagés avec moi », on y reviendra juste après.
C’est un petit peu plus poussé comme fonction. Les fichiers récents sur lesquels vous êtes intervenu sont là. Les fichiers que vous avez préférés, en quelque sorte ça peut être très bien vos favoris, vos fichiers préférés auxquels vous auriez collé une petite étoile. Vous allez les retrouver ici même dans ce menu.
La corbeille à deux niveaux, comme sur le Finder ou l’explorateur de PC. C’est-à-dire que d’abord vous mettez à la corbeille et si vous voulez vraiment vous débarrasser du fichier, il faut vider la corbeille. Même chose, vous voyez que ma corbeille est pleine et que je n’ai rien vidé. Puis l’espace de stockage, là vous vous rendez compte que j’ai 2.7 gigas d’utilisés sur les 15 gigas gratuits. Une fois que je serai à 15 gigas, je pourrai acheter de l’espace stockage, donc upgrader tout ça.
Je reviens sur mon drive et vous voyez qu’ici, ça va devenir un menu contextuel. Juste avant de passer à ce menu contextuel, si vous cliquez ici, vous allez vous retrouver face à quelques fonctionnalités. Vous allez pouvoir créer un nouveau dossier dans votre Google drive. Vous allez pouvoir importer des fichiers.
Ça répond à la question comment envoyer un fichier sur Google drive. C’est tout simple. Vous cliquez, vous choisissez ce fichier en question et vous faites ouvrir. Vous allez l’importer dans votre Google drive. Vous pouvez faire la même chose avec carrément des dossiers et vous pouvez créer des documents à partir de Google drive sans avoir besoin d’aller ouvrir tel ou tel logiciel. Puisque vous les avez tous ici, de quoi faire du texte (équivalent de World), de quoi faire des tableurs (Excel), de quoi faire un diaporama Google Slides (PowerPoint) puis tous ces outils, les sondages qu’il vous propose.
Par exemple, vous cliquez sur Google docs et ça va ouvrir un document vierge sur Google docs qui sera stocké dans le Google drive et que je peux renommer. Ici, il ne me reste plus qu’à écrire absolument ce que je veux.
Revenons-en à notre petit menu. Vous avez vu comment il fonctionnait et vous avez exactement l’équivalent ici. C’est le même tout simplement.
Là-dessus, ce menu contextuel qu’il y a là-haut, si je clique sur un dossier, vous voyez que là il nous propose des choses supplémentaires. Je vais y revenir dans quelques instants à ces partages. Une poubelle pour jeter le dossier. Encore une fois sans risque puisqu’elle est à deux niveaux cette poubelle.
Ici, vous avez tout un tas d’actions. Je peux passer très vite là parce que franchement ce n’est pas compliqué : mettre une couleur sur votre dossier, le renommer et l’ajouter aux favoris, etc.
Juste un mot quand même sur les déplacements. Vous pouvez faire des déplacements de dossier à l’intérieur même par ici. Vous pouvez, si vous voulez, mettre dans une autre disposition, disposer de manière différente. Là, vous avez un mode liste.
Je reviens sur le mode diaporama. Je vais cliquer sur un dossier. Sur ce petit qui est intéressant comme tout, afficher les détails, parce que déjà ça va me marquer quelques détails à propos. Vous voyez que par exemple, je sais que ce dossier n’est pas partagé. J’ai un cadenas. J’ai des dates aussi qui me sont proposées et surtout j’ai l’activité. L’activité, ça me montre ce que j’ai fait ces derniers temps sur ce dossier.
Par exemple, j’ai touché, visiblement, j’ai modifié cet élément, ce ficher en particulier le 2 février 2018 et ça vous permet de revenir pas à pas un coup en arrière à chaque fois, un petit peu comme le fait d’ailleurs Photoshop dans son historique. C’est une fonction très utile quand on s'en sert comme je le fais pour créer des formations en ligne.
Toujours là-haut, bien sûr vous avez cette barre de recherche nécessaire pour retrouver ce qui est perdu, un fichier, un dossier. Ça, c’est de quoi travailler hors connexion si vous n’êtes pas connecté à internet. Vous pouvez très bien vous mettre hors connexion et travailler sans être connecté. Après, vous reconnectez évidemment. Vous avez l’aide et les paramètres. Je ne reviens pas là-dessus, franchement vous laissez tout par défaut. C’est largement suffisant et ça fonctionne très bien comme ça.
Maintenant, on va un petit peu plus loin.
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3. ➤ Google Drive, comment ça marche
Google drive comment ça marche ? Précisément, on va parler de cette fonction partagée parce qu’elle est particulièrement intéressante. Vous pouvez très bien évidemment ne partager avec personne. Il y a trois niveaux.
- Le premier niveau : limiter à vous-même. Personne ne pourra voir évidemment ce que vous faites sur votre propre disque dur.
- Le deuxième niveau : vous allez pouvoir partager un fichier, un dossier avec des gens qui vont pouvoir travailler dessus en même temps que vous en synchronisation, en parfaite synchro. Ce sera limité aux gens à qui vous allez envoyer un lien particulier évidemment. Soit, vous l’envoyez pour que juste les gens puissent lire. Ils sont juste lecteurs, ils ne pourront pas intervenir sur le fichier. Soit, vous lui proposez d’être carrément éditeur et tous les deux vous pourrez intervenir et travailler.
C’est là que cette fonction activité que je vous ai montrée tout à l’heure sur le i comme info peut être intéressante parce que vous pouvez quand même revenir en arrière sur ce que l’autre personne aura fait. Bref, vous avez compris le principe. - Le troisième niveau est carrément de proposer un lien qui sera ouvert au monde entier. C’est super utile quand par exemple vous faites un PDF pour collecter des adresses emails. Vous pouvez très bien stocker votre PDF dans votre Google drive et là vous allez proposer ce lien en échange d’une adresse email.
Concrètement, il y a plein d’endroits pour le rejoindre, mais vous pouvez appuyer tout simplement sur ce lien partageable. À partir d’ici, vous allez pouvoir rentrer l’adresse que vous voulez pour partager avec qui vous voulez. Je mets ma propre adresse pour voir comment on peut faire ça. Ça va envoyer une notification et vous pouvez envoyer carrément le message que vous voulez. Vous voyez que je suis en éditeur.
Attention petit piège, éditeur veut dire que la personne qui va recevoir cette notification, ce message pourra intervenir, pourra changer ce que vous avez créé. Sinon, vous le mettez juste en lecteur et il ne pourra que lire le document. C’est la première étape.
Puis juste en dessous, vous avez de quoi vous amuser avec le lien de ce dossier en particulier. Vous voyez qu’effectivement, vous avez les deux niveaux dont je vous parlais tout à l’heure. Limité à vous-même, effectivement on voit que c’est limité au propriétaire, à moi-même. Je n’ai partagé avec personne. Ça veut dire que personne ne peut voir ce que je viens de faire. Mais vous pouvez aussi mettre "limité" et seulement avec les personnes que vous aurez ajoutées ici. Ça, c’est un partage avec différentes personnes avec qui vous souhaiteriez travailler par exemple.
Puis, vous avez ce dernier niveau qui est tous les utilisateurs qui disposent du lien, ce dont je vous parlais, à savoir mettre un PDF à disposition de tous contre une adresse email, vous voyez que vous mettriez dans ce genre de cas en lecteur parce que si vous mettez en éditeur, ça veut dire que le monde entier pourra trafiquer le document dont vous êtes en train de vous servir. Il vous suffit après de récupérer ce lien, de copier le lien et de le mettre tout simplement à disposition de tous ceux qui voudraient récupérer ce PDF contre votre adresse email dans cet exemple.
C’est très facile à utiliser et c’est super pratique. Par contre, c’est un petit peu la mort de la clé USB ce truc-là.
4. ➤ Comment utiliser Google Drive sur PC ou sur Mac
La quatrième étape, comment utiliser votre Google drive sur PC ou sur Mac.
Vous voyez qu’il y a moyen non seulement de faire de la sauvegarde, comme on l’a vu jusqu’ici, mais aussi de faire de la synchronisation. C’est-à-dire que vous allez être parfaitement synchronisé entre votre propre ordinateur et ce qui se passe sur votre Google drive sur le Cloud.
Concrètement, ça veut dire simplement que vous allez pouvoir avoir un dossier Google drive qui sera sur votre ordinateur et qui encore une fois sera synchronisé et que vous pourrez mettre hors connexion ou en connexion comme on l’a vu précédemment.
Évidemment que si vous travaillez sur internet, ce Google drive d’abord est l’avenir, soyons clairs. Mais ensuite, ça va vous être extrêmement utile pour tout un tas de tâches. Personnellement, je vends des formations en ligne. Vous voyez que c’est utilisé. Je l’utilise absolument tous les jours.
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