Comment Utiliser Google Forms (Comment ça Marche ?)

Comment Utiliser Google Forms (Comment ça Marche ?)

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Comment Utiliser Google Forms

Comment ça marche en 3 étapes

Google Forms est un percepteur. Un collecteur de données. Et pas n’importe quelles données, pas les vôtres, les données des autres. À partir de là, vous avez beaucoup de possibilités qui s’ouvrent à vous.

  • Si vous êtes plutôt en mode loisir, vous pourrez très bien créer, par exemple, un quiz avec des questions qui rapporteraient des points. C’est très faisable.
  • Si vous êtes plutôt en mode business, vous pourrez très bien faire un sondage pour savoir un petit peu quels sont les besoins, quelles sont les demandes de vos prospects, de vos clients potentiels ?
  • Vous pouvez aussi vous en servir pour faire des inscriptions, par exemple.
  • Etc.


Il y a vraiment beaucoup d'utilisations Google Forms possibles. C’est ce qu’on va voir ensemble avec ce petit tutoriel.

Ah, j’oubliais quelque chose... c’est gratuit !

1. Comment utiliser Google Forms

On se rend sur Google. Vous tapez Forms sur Google. Ça va vous emmener directement sur cette page et vous n’aurez plus qu’à cliquer sur Accéder à Google Forms. A priori si vous avez déjà un Gmail, évidemment, vous avez forcément un compte Google qui va chapeauter tous les outils dont vous allez pouvoir vous servir. Ils sont tous gratuits. En tous les cas, pour la plupart, ils sont au début gratuits et après, vous pouvez upgrader en version payante. 


Vous avez de quoi faire du traitement de texte, de quoi faire des tableurs, l’équivalent de Word et Excel tout simplement, de quoi faire du PowerPoint, des Slides, donc des Diapositives, puis le Forms, de quoi faire effectivement des sondages, créer des formulaires, faire tout un tas de choses avec des quizz, etc.

On clique sur accéder à Google Forms et vous allez vous retrouver directement à l’intérieur de votre Google Forms. Vous voyez que quel que soit l’outil que vous utilisez, que ce soit une chaîne YouTube, un Gmail ou n’importe quoi, vous avez toujours ces petits points qui vous permettent de rejoindre tous ces outils qui sont proposés, qui sont évidemment gratuits.


Et si jamais vous ne trouvez pas votre Google Forms en passant par là, vous cliquez dessus. Et là, vous voyez, c’est incroyable tout ce qu’il propose. Il y a absolument de quoi faire tout ce que vous voulez. Puis, en plein milieu, vous avez votre Google Forms qui se trouve ici. Si jamais vous l’avez perdu, vous saurez le retrouver par ce biais-là.

Revenons-en à l’intérieur de notre Google Forms. Vous voyez qu’ici même, vous avez des modèles. Donc, c’est sur ça qu’on va s’appuyer pour commencer. On clique dessus et là, vous avez plein de modèles qui vous sont proposés dans tous les sens. Une demande de congé même qui est possible, des inscriptions, des évaluations, ticket de sortie. Bref, il y a plein de modèles qui sont suggérés.

Nous, on va partir tout simplement sur celui-ci, un avis, une sorte de sondage qu’on pourrait demander sur un événement, quel qu’il soit. On va s’appuyer sur ce formulaire en particulier. On va cliquer là-dessus.


Première chose qu’on va faire, c’est qu’on va s’intéresser à cette barre de menu qui se trouve en haut. Si vous cliquez sur cette icône, vous retournez un tour en arrière et vous retombez sur tous vos modèles, évidemment. Là, vous avez de quoi stocker votre formulaire, en l’occurrence sur votre drive, qui est l’équivalent d’un disque dur quelque part sur Internet, dans le Cloud. Vous pouvez faire vous-mêmes vos propres petits dossiers, vos propres classements comme dans un disque dur.

On continue d’avancer. Vous avez de quoi personnaliser votre thème. Vous allez pouvoir jouer avec la forme, avec tout ce qui est joli, la couleur du thème, l’arrière-plan, le style de typo que vous allez utiliser. Vous pouvez aller dans des extrêmes quelquefois peu utilisables, finalement. L’image ici de l’entête, elle se trouve ici.

Vous avez ensuite, là, de quoi voir à quoi ça va ressembler concrètement, avoir un aperçu de votre formulaire.

Vos paramètres. En général, on n’y touche pas trop aux paramètres. Mais bon, ça vous donne quand même quelques indications.
 

  • Par exemple, vous pouvez très bien collecter les adresses email, notamment pour envoyer une copie à ces personnes qui ont participé. Vous pouvez limiter à une seule réponse. Par exemple, les répondants peuvent faire plein de choses, comme modifier les réponses après leur envoi ou pas. C’est vous qui décidez avec ces paramètres. 
  • Dans la présentation, là encore, vous avez des choses tout à fait claires. Afficher une barre de progression, pourquoi pas. Finalement, ça peut être très encourageant d’avoir ce type de barre. À vous de faire ces choix qui sont relativement simples à comprendre.
  • Vous pouvez aussi convertir ça en questionnaire et attribuer des nombres de points. Je vous parlais tout à l’heure de quiz. On est exactement dans ce cadre-là. Revenons à notre général et on va faire annuler pour laisser tous ces paramètres par défaut.

Ensuite, vous avez moyen d’envoyer ce formulaire. Pour ça, il y a différentes manières de le faire. 


  • Vous pouvez l’envoyer à une personne en particulier en envoyant un email. Vous mettez l’adresse email. Vous mettez l’objet de l’email. Ça ressemble à un email et là, vous mettez le corps du message. Vous pouvez inclure ce formulaire dans votre email. Si vous travaillez avec des collaborateurs, vous pouvez les joindre par ce biais-là, plusieurs personnes qui travailleraient sur un formulaire, un sondage ou autre.
  • Le lien, finalement, c’est peut-être la partie la plus importante. Vous avez un lien que vous allez pouvoir partager, mettre à un endroit sur votre Facebook, qu’importe quel que soit l’endroit. En tout cas, mettre ce lien pour que les gens puissent cliquer dessus et participer à ce que vous allez proposer. Mais le mieux, c’est en général de raccourcir.

    Vous avez un lien qui est un peu plus ce qu’on appelle friendly, qui est un peu plus acceptable, un peu plus visuel, un peu moins vilain que ce grand truc duquel on aurait peut-être tendance un peu à se méfier.
  • Si c’est pour votre blog, vous avez moyen d’intégrer ça en version HTML, en récupérant ce code en programmant la largeur et la hauteur de votre formulaire. Pour l’instant, on va faire annuler. Vous pouvez aussi avoir cette puce d’option collecter les adresses email ou pas. Pour l’instant, on fait annuler. Je pense que vous avez compris le principe.


Puis, vous avez ces petits points. Alors là, c’est vraiment des usages habituels quand vous voulez faire une copie de ce formulaire pour en créer un deuxième partant du premier, envoyer ça dans la poubelle, obtenir le lien en particulier, on vient de le voir avec envoyer, imprimer ça, pourquoi pas, ajouter des collaborateurs quand vous êtes plusieurs à travailler sur ce fichier, puis l’éditeur de scripts, les modules, là on arrive sur des versions un petit peu plus poussées.

Les paramètres par défaut, on retrouve là encore quelques paramètres qui sont hyper simples et compréhensibles de tous. Voilà pour cette première prise de contact avec ce Google Forms, très simple, vous le voyez, avec cette barre de menu qui se trouve tout en haut.

2. Google Forms, comment ça marche ?

J'espère vraiment que vous savez utiliser Google Chrome parce que ça reste un navigateur super simplifié. Première chose à remarquer, c’est que vous avez dans ce mini menu les questions et à côté les réponses. On va d’abord s’occuper bien évidemment de la partie questions. D’abord des petites manipulations très simples. 


Vous avez tous ces cadres blancs qui correspondent à des questions et que vous pouvez déplacer ou intervertir si vous en avez besoin. Vous pouvez évidemment, à l’intérieur même de ces différentes questions, bouger aussi. Par exemple, si je clique ici, je peux très bien prendre la quatrième proposition de questions et la mettre ici à la place et les numéros s’updatent. Communications, il redevient numéro 3. Donc, voilà les petites manipulations très simples que vous pouvez mettre en place.

Ce que vous pouvez faire aussi, c’est jouer avec, par exemple, les petits boutons qu’il y a en bas. Là, vous pouvez dupliquer pour repartir sur ce même gabarit une autre question qui va se trouver en dessous. Vous pouvez évidemment la supprimer. Vous pouvez la rendre obligatoire. Si la personne ne répond pas, elle ne pourra pas continuer. Ici, vous avez de quoi faire une description, notamment. Ce sont des petites choses très simples. Je passe très vite là-dessus.

On va maintenant s’intéresser à cette petite barre de menu contextuel qui nous permet justement de créer de nouvelles questions. Si vous cliquez ici, vous venez juste d’ajouter une question. Je l’efface, supprimer OK. Ici, importer des questions, peut-être des questions qui existeraient déjà sur de précédents formulaires.

Ici, de quoi ajouter une question que vous auriez très bien pu préparer sur l'éditeur  Google Docs. Tant qu'à faire autant utiliser toute la suite des outils gratuits Google. Bref, cette fois-ci, ce sera une question écrite avec un titre. En tout cas, ce que vous pouvez faire dans un premier temps, c’est ajouter des images. Là, vous allez choisir une image quelque part, soit sur votre disque dur, soit tout simplement que vous auriez déjà en stock. En tous cas, ça rajoute juste une image. Il y a une différence entre rajouter une image par ce menu contextuel avec un titre que vous pourriez mettre et mettre une image dans une question. Ce n’est pas tout à fait pareil. Vous voyez que là vous avez cette même icône que celui-ci. Sauf que là, on ajoute l’image au sein même de cette question.

Je reprends la même image et vous allez voir qu’elle va apparaître en plein milieu de la question. La question et les réponses ici, alors que là, on a juste une image. Donc, ce n’est pas tout à fait la même chose. D’autant que juste à côté, vous avez cette petite icône, cette fois-ci, pour ajouter une vidéo. Ajouter une vidéo, même principe que ce qu’on vient de faire avec une image, mais pas dans la question, hors de la question. Vous pouvez vous appuyer sur une URL qui existerait quelque part ou simplement votre chaîne YouTube, sur laquelle il y aurait évidemment des vidéos que vous souhaiteriez importer dans votre formulaire. Là, par exemple, si je mets ma chaîne, il va me sortir tout un tas de vidéos sur YouTube que j’ai faites et qui appartiennent à ma chaîne. Vous pouvez vous amuser aussi avec ça.

Puis, dernière chose, il y a des sections. Qu’est-ce que c’est des sections ? C’est tout simplement des genres de chapitres et vos questions seraient des sous-chapitres à l’intérieur de ces chapitres. Ce n’est pas plus compliqué que ça.

Maintenant, on va s’intéresser aux questions en elles-mêmes parce que vous allez voir que dans chacune des questions, vous avez aussi un petit menu contextuel et on revient à ce formulaire de base. On va voir ensemble quels sont les différents types de questions qu’il est possible de créer ? C’est faisable, juste grâce à ce petit menu que vous avez ici. Par exemple, vous cliquez sur cette question et on vous propose soit de faire une réponse courte, soit une réponse longue, ce qu’il appelle un paragraphe. Mais c’est la même présentation. On verra après, ensemble, à quoi ça ressemble concrètement. Je vous montrerai un aperçu visuel pour que vous visualisiez un peu mieux.

Réponse courte, réponse longue, je vous ai fait déjà les différentes possibilités, ce qu’ils appellent des choix multiples. Ça ressemble à ça, des options comme ça. Vous avez moyen de faire des cases à cocher. Vous les faites. Une liste déroulante, c’est la troisième possibilité.

Vous pouvez aussi importer des fichiers si vous voulez. Mais vous pouvez faire aussi ce qu’il appelle une échelle linéaire. C’est un jugement de valeur. Entre quelque chose qui ne vous satisferait pas vraiment, vous mettriez 1. Ou quelque chose qui vous satisferait totalement où vous mettriez 5. Vous avez aussi ce qu’il appelle des grilles à choix multiples. Ce sont des grilles à choix multiples. C’est ce que j’ai déplacé tout à l’heure.

Là encore, on verra, je vous montrerai dans quelques instants à quoi ça ressemble visuellement. Parce que, là, ce n’est peut-être pas très parlant de cette manière. Puis, ce qu’il appelle des grilles cases à cocher. C’est le troisième, ici. On vient de traverser ces trois-là. Grille cases à cocher, ce sont tout simplement des cases.

On va voir ça visuellement. Ce sera peut-être un peu plus parlant maintenant que vous avez mieux compris ces différents types de questions.
 

  • Ça, c’est court ou long. C’est exactement pareil.
  • Ça, ce sont les choix multiples.
  • Ce sont des points sur lesquels il faut juste appuyer. Les cases à cocher, on a compris.
  • Un petit menu déroulant pour donner votre réponse, moyen d’avoir une sorte d’échelle de valeurs entre pas vraiment et tout à fait.
  • Ici, dans ce type de réponses, vous pouvez vous amuser à mettre en fonction de chaque réponse, cocher tout simplement.
  • Ensuite, ici, ce qu’il appelle des grilles à cases à cocher. C’est le même principe.
     

À la fin, vous pouvez faire envoyer une copie de mes réponses. C’est la personne qui répond qui choisit de recevoir toutes ses réponses par mail et d’envoyer. Quand elle appuie sur envoyer, ça va chez vous pour que vous puissiez récolter ces données. Voilà pour ce bref aperçu de différents types de questions qui sont à votre disposition quand vous appuyez sur ce menu déroulant.

Alors ça, c’est pour la partie questions. C’est relativement simple. Vous choisissez vous-même ce que vous voulez comme questions. Bien sûr, il y a aussi les réponses. C’est la troisième étape.

Comment utiliser Google Drive (Tuto 4 étapes : Comment ça marche)

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3. Comment Google Forms fonctionne :

Alors, troisième et dernière étape, on s’intéresse aux réponses. Il vous suffit juste de cliquer sur réponse. Évidemment là si j’appuie, personne n’a répondu à mon formulaire, donc j’ai zéro réponse. Cela dit, malgré tout, ça reste quand même intéressant d’observer qu’ici, vous avez moyen de transformer tous vos résultats en une feuille de calcul qui sera lisible par Excel, par exemple, qui peut être lisible aussi bien évidemment par le Google Sheets qui est proposé par Google et qui est gratuit. En tous les cas, vous avez moyen de transformer ça.

Ici, vous pouvez recevoir une notification à chaque fois que vous avez une réponse. Alors ça peut vite devenir ennuyeux à force. Vous pouvez sélectionner la destination des réponses, c’est-à-dire faire, par exemple, une feuille de calcul. Le mieux, c’est de laisser tel que c’est là par défaut. Puis, bien évidemment qu’on a les réponses qui soient acceptées, sinon, vous n’aurez pas de réponse sur votre formulaire.

Alors nous, ce qu’on va faire, c’est qu’on va utiliser un questionnaire qui a déjà été fait pour avoir quelque chose d’un peu plus parlant maintenant qu’on a vu ce menu du haut.


Vous voyez que là, vous avez un petit fil d’Ariane avec résumé, question, individuel.
D’abord, on va s’occuper du résumé.


  • Vous voyez qu’on vous résume les statistiques de manière très visuelle. Vous avez même carrément ce camembert qui vous donne par exemple un résultat suite à un sondage que j’avais fait. Par exemple sur les 75 réponses, on voit un peu ce qu’il y a de plus intéressant pour les personnes qui ont répondu. Cela dit, ici, vous avez aussi réponse par réponse une analyse, alors vous avez 70 réponses, donc vous pouvez regarder les 70 réponses et vous faire votre propre petite synthèse dans votre tête, encore une fois réponse par réponse. Mais ça, finalement, c’est quelque chose qui est plutôt intéressant.


  • Ensuite, il y a les questions en elles-mêmes et là, vous pouvez appuyer sur question. Et là, vous êtes dans une analyse question par question. Ça veut dire que ça, par exemple, c’est ma question numéro 1. Vous voyez qu’il y en a trois en tout. Ma question numéro 1 avec en dessous les réponses possibles.

    Sur cette première question, j’ai eu 45 réponses pour la première, 17 réponses pour la deuxième et 8 pour la troisième. Vous pouvez afficher les options, comme ça, ça vous met exactement quelles étaient les quatre réponses. L’ensemble de ces solutions ont fait 45 réponses. Donc, c’était visiblement la réponse quatre qui a fait le plus de réponses. Vous voyez que ça aussi, ça vous aide à prendre un peu de recul sur tout ça et vous facilite une analyse qui soit nettement plus claire.


  • Puis, la troisième possibilité, c’est de faire une analyse par ce qu’ils appellent individuel. C’est tout simplement une analyse par personne. Ce n’est pas forcément nominatif. Ce n’est pas vraiment d’ailleurs ça qui est très intéressant, c’est plutôt personne par personne, voir comment ils ont répondu. Vous voyez que c’est la deuxième réponse sur les 78 qu’il y a en tout.

    À la première question, on voit qu’effectivement, j’ai cette première personne qui a répondu ça, qui sur la deuxième réponse a répondu ça. La troisième a répondu ça. Vous pouvez faire personne par personne, avancer personne par personne, pour voir un petit peu ce que chaque personne a répondu.


Ce sont différentes manières d’analyser un peu tout ça. Le mieux quand même, pour moi, à mon avis, ce qui reste le plus clair, ça reste ce graphique en camembert. Puis surtout, c’est aussi très intéressant, question par question, de pouvoir aller vous faire votre propre synthèse, votre propre analyse parmi toutes ces réponses qui ont été données, savoir prendre le recul qu’il faut, puis essayer de mieux comprendre ce qui a été exprimé s’il s’agit d’un sondage, évidemment.

Comment créer un formulaire avec Google Forms

Quelle que soit l’utilisation que vous avez choisie pour votre formulaire, comment faire un formulaire Google Forms ?


  1. Vous prenez le temps. Vous allez choisir tranquillement quel modèle vous va le mieux.
  2. Il va falloir travailler sur la forme. Travailler sur la forme, ça veut dire des petites questions courtes, des questions peut-être un peu plus longues, alterner avec des questions à choix multiples.
  3. Il va falloir travailler sur le fond. Ça veut dire travailler effectivement vos questions, mais surtout en ne perdant jamais l’objectif. Votre objectif, au bout du compte, c’est que les résultats qui vont vous être apportés vous soient profitables tout en ayant quand même des questions qui sont tournées vers les autres, évidemment.
  4. Une fois que tout s’est fait, il ne vous reste plus qu’à le partager. Pour ça, il vous suffit d’appuyer sur le bouton qu’on a vu ensemble, le gros bouton en haut à droite, Envoyer.
  5. Vous allez devoir relever des résultats et surtout les analyser.

Ce n’est peut-être pas forcément l’étape la plus facile. En tout cas, si vous voulez aller plus loin :

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Bonjour, je m'appelle Stéphane. Trois chiffres pour me présenter : 28 ans de Marketing, 15 ans directeur Agence Conseil en Communication et 2005 première expérience Web. Petite Astuce : Cliquez sur la clochette grise à droite quand vous vous abonnez à la chaîne. Vous recevrez des Notifications de nouvelles vidéos... histoire d'être les premiers servis ! Stéphane Lacoste (Aiguilleur dans une botte de foin)

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